Les écrits professionnels sont généralement destinés à des clients, à des collègues, à des partenaires, à des fournisseurs ou bien à la direction. De ce fait, il faut obligatoirement les rédiger avec attention et selon les règles de l’art. Or, plus de 85 % des courriels professionnels envoyés aux destinataires variés contiennent au moins deux fautes d’orthographe et d’expression. Ce genre de problème ne se rencontre pas seulement dans les courriels. Selon un sondage, plus de 75 % des dirigeants d’entreprise se disent confrontés quotidiennement à des lacunes de leurs salariés en expression ou en orthographe. Pour résoudre un tel problème, il est possible de les inscrire à une
formation en orthographe qui permet d’améliorer leurs écrits.
Les écrits professionnels en quelques mots
Tournure des phrases, règles d’accord, vocabulaire, grammaire… ce sont notamment les principales sources de faute les plus fréquentes. On ne peut pas donner une définition exacte de l’écrit professionnel, tant l’univers du travail est vaste et en perpétuelle évolution. Pour un candidat qui postule à un poste bien déterminé, l’écrit professionnel peut être un CV, une lettre de motivation ou des messages sur un réseau social professionnel.
Au sein d’une entreprise, ce type d’écrit peut être un courriel, un compte rendu de réunion, un courrier administratif, une synthèse, un rapport d’activité, une infolettre interne, une présentation, mais aussi des échanges sur les logiciels de messagerie professionnelle ou encore les textos. Pour des fournisseurs, partenaires ou clients, les écrits professionnels sont utilisés pour le courrier postal, la plaquette, le courriel de démarchage, l’infolettre externe et le communiqué de presse.
Pour le grand public, les entreprises doivent utiliser des écrits professionnels pour les contenus de leur adresse web, les dossiers de communication, ainsi que tous les autres écrits administratifs et judiciaires, politiques ou légaux. Dans un cadre universitaire ou scientifique, ces types d’écrits peuvent être une mémoire, une thèse ou un article de recherche…
À l’heure des réseaux sociaux, les moindres fautes et erreurs dans une communication sont examinées par le grand public. C’est la raison pour laquelle certaines structures proposent à leurs salariés une
formation en orthographe pour les aider à retravailler leurs écrits professionnels. La communication écrite au sein d’une entreprise devient de plus en plus sollicitée, quel que soit le type d’écrit scruté. Les salariés qui la maîtrisent mal peuvent perdre confiance en eux, et ajouter à leur stress au quotidien la peur de faire des erreurs et des fautes.
Problème d’expression ou problème d’écriture ?
Au-delà des fautes de grammaire, d’accord de tournure ou d’orthographe, on peut rencontrer des difficultés dans la reformulation des phrases claires, qui aboutissent à ses fins, demander ou donner une information, expliquer un règlement, répondre au besoin des clients… Dans cette optique, il s’agit d’un problème d’expression.
Choisir les mots parfaits, structurer ses textes de manière claire, adopter le parfait vocabulaire et le ton recommandé, utiliser les phrases de politesse bien appropriées, etc. L’univers professionnel a parfois ses propres codes qu’il est indispensable de les respecter. En plus et en fonction des contextes, un employé peut souvent s’exposer à des concisions, car l’interlocuteur a peu de temps à lui accorder, et doit comprendre le fond de ses écrits en quelques minutes.
Par contre, dans certains cas, comme la synthèse de réunion ou le rapport d’activité, il peut être indispensable de développer un propos, pour indiquer autant de renseignements que possible. Les fautes en orthographe sont également sanctionnées au même titre que les fautes en expression, d’après un sondage inclus dans le projet Voltaire.
Effectivement, 75 % des responsables des RH considèrent comme inadmissibles une lacune d’expression écrite et une faute d’orthographe dans une lettre de motivation ou un CV et plus de 80 % d’entre eux estiment qu’une expression orale et écrite de mauvaise qualité est un frein direct à une promotion. Pour éviter ce genre de problème, il convient alors de suivre une
formation en orthographe et en écrit professionnel dans une école spécialisée qui dispense ses cours sur une plateforme en ligne.
Améliorer ses écrits professionnels en maîtrisant le vocabulaire de son secteur d’activité
Chaque structure professionnelle possède ses propres codes et son propre langage. Certaines formules et certains mots sont fréquemment utilisés dans un secteur précis. Dans le domaine du sport, l’employé utilise davantage les termes « session », « entraînement », « échauffement », « poids » ou encore « course à pied ». Dans un cabinet vétérinaire, les mots comme « anesthésie », « piqûre », « vaccin » sont souvent utilisés dans les écrits professionnels. Dans le domaine médical, des mots tels que « cholestérol », « digestion » et « pathologie » sont très utiles.
En tant qu’assistant de direction, l’employé doit obligatoirement maîtriser à l’écrit des termes comme « compte rendu », « chiffre d’affaires » et « tableau de bord ». Si le salarié a des difficultés avec le lexique de son secteur ou avec l’orthographe de ces termes et qu’il n’a pas le temps de suivre une
formation en orthographe dans une école spécialisée, il doit noter les mots qu’il rencontre régulièrement au travail et qui posent souvent des problèmes. Il peut s’améliorer sur ce secteur d’activité, avec des listes des mots, ou des fiches de mémorisation pour s’en souvenir de certains vocabulaires.
Parfaire ses écrits professionnels en suivant une formation en orthographe
Plusieurs écoles proposent des formations pour améliorer son orthographe et ses écrits professionnels qui sont accessibles directement sur leurs sites internet. Ces modules d’apprentissages proposent notamment d’améliorer la grammaire, l’orthographe et la conjugaison. Ils servent aussi à remettre à niveau l’expression écrite pour mieux rédiger des courriels professionnels.
La
formation en orthographe professionnelle peut également contenir un tutorat individuel et permet d’obtenir un bon score indispensable à l’obtention du Certificat Voltaire, une certification qui met certainement en valeur le CV de l’apprenant. En effet, le Certificat Voltaire est recommandé par la majorité des recruteurs en France, à profil égal, le candidat qui le possède est privilégié.
Certes, les fautes de grammaire et d’orthographe dans les écrits professionnels peuvent nuire à l’évolution de carrière d’un employé. L’idéal est alors de trouver une formation spécialisée en ligne permettant à ce dernier de retravailler et par la suite de parfaire ses écrits dans la rédaction des mails professionnels, des lettres de plaidoirie, etc.
